Что такое система автоматизации магазина

Автоматизация магазина — это ряд улучшений, которые помогут сделать ваш магазин умным и эффективным. Принцип довольно простой - рутинные и трудоемкие операции (касса, склад, бухгалтерия и т.п.) передаются на выполнение вычислительным системам, после чего требуют только незначительной помощи человека. Мы объясним, как это упрощает работу в сегодняшних реалиях на примере нашего сервиса CloudShop.

Для чего необходимо внедрение системы автоматизации магазина

Торговля в розничном магазине состоит из множества процессов. Какие-то из них довольно простые и легкие, но выполняются постоянно изо дня в день. Эти операции съедают 80-90% рабочего времени несмотря на свою простоту, а также из-за монотонности могут привести к случайным ошибкам. Чтобы ускорить выполнение таких операций и снизить вероятность ошибки до минимума (ошибка оператора) выполняется автоматизация. 

Возможности систем автоматизации для работы магазина

Рассмотрим три основных роли в магазине, которые поддаются эффективной автоматизации.

Автоматизация рабочего места кассира

В день кассир пробивает тысячи товаров. Его задача провести операцию продажи: выдать товар, получить деньги, зафиксировать операцию. Раньше все это требовало исключительно ручного труда - вносить данные, пересчитывать деньги и выдавать сдачу. Сейчас большинство операций проводится безналичным способом и это экономит море времени, а товары вносятся в чек с помощью сканера штрихкода. Такая автоматизация ускорила процесс продажи в 5 и более раз! 

Вот так выглядит интерфейс кассира в системе CloudShop:

Сама касса претерпела изменения. Теперь она цифровая и все данные по продажам мгновенно трансформируются в отчеты для налоговой. Но это не все. Также эти данные использует руководство магазина для аналитики продаж.

Автоматизация рабочего места кассира снизила до минимума ошибки, увеличила скорость обслуживания клиентов, стала защитой от недобросовестных продавцов (возможность проводить несанкционированные списания и преступные махинации с кассой исчезли).

На сегодняшний день государство приняло закон об использовании онлайн-касс (54-ФЗ). Поэтому автоматизация стала не просто удобным средством, но и необходимостью. В CloudShop есть возможность бесплатно установить онлайн-кассу на собственный терминал и начать легальную торговлю. Все данные от продаж будут доступны для анализа и подготовки отчетов.

Система анализа продаж для руководителя

Руководитель управляет магазином на основе эмпирических данных о продажах. Данные, полученные в автоматизированном режиме не только точны, но и исчерпывающе полные. Таким образом, можно узнать сведения о продажах в определенный день или даже час, кассира, который работал в эту смену, наиболее популярные продукты, зависимость от внешних обстоятельств (погода, крупные городские события, праздники и т.п.).

Продажи - не стихийное явление, ими нужно управлять. И сегодня единственный надежный инструмент для грамотного управления — это данные о продажах.

CloudShop реализует автоматизированную подготовку отчетов. Руководитель магазина сам выбирает форму и параметры представляемых данных. К тому же, все необходимые сведения доступны в режиме реально времени в любой точке мира, для этого достаточно иметь смартфон и подключение к интернету. 

Допустим, у вас своя кофейня в Нижневартовске и сейчас там продали стакан латте. А вы, находясь в командировке в Италии, видите подробности о продаже на экране своего смартфона в тот же момент, как прошла операция на кассе. Теперь вы не зависите от географического положения, потому что можете принимать объективные решения на основе данных, полученных в реальном времени, так будто своими глазами видели, как был продан этот стаканчик латте.

Автоматизация бухгалтерского учета

Бухгалтерский учет полностью завязан на числовых показателях. Он лучше всех поддается автоматизации, для этого требуется только вводить в систему корректные данные. Сейчас большинство владельцев собственного бизнеса перестают содержать в штате собственных бухгалтеров (или вести бухучет самостоятельно), потому что целесообразнее отдать бухгалтерию на аутсорсинг. Профессиональные сервисы соберут ваши данные быстро и правильно в нужную подотчетную форму за вменяемые деньги. Это сэкономит вам нервы, силы и время, которые можно использовать на развитие магазина.

Оборудование и ПО

Одна из прелестей автоматизации магазина в том, что это не стоит больших денег. Чтобы касса стала эффективной и работала онлайн, достаточно купить простенький компьютер и планшет, принтер чеков и сканер штрихкодов, а в магазине организовать бесперебойное подключение к интернету. Также существуют мобильные решения, когда касса с чековым принтером и сканером реализованы в одном устройстве. 

Помимо кассы, можно и нужно автоматизировать работу склада. С помощью программы учета CloudShop на вашем складе будет идеальный порядок, а движение любого товара будет доступно в личном кабинете. Для этого понадобится терминал (планшет или компьютер с доступом к интернету) для внесения данных в CloudShop, сканер штрихкодов и, при необходимости, принтер этикеток. Каждый товар будет иметь свою карточку учета, конкретное положение на складе и актуальные сведения. Работнику склада достаточно будет сканировать этикетки (а не вносить данные вручную в журналы учета или excel таблицы), а данные о нужной полке или остатках отразятся на терминале. Те же данные о складских запасах доступны и руководству.

В нашей системе CloudShop не только собраны решения для автоматизации различных аспектов розничного магазина, но и реализовано взаимодействие между ними. Таким образом, вы автоматизируете не какие-то отдельные звенья, а магазин в целом и получаете качественно новый уровень развития своего бизнеса.