Учет в магазине

О важности и неотвратимости учета в любом магазине (от самой примитивной лавочки до сети гипермаркетов) не приходится рассказывать. Во-первых, это непременно контролируется властями, а, во-вторых, что гораздо важнее, удерживает бизнес от банкротства.

Как выглядит учет в магазине?

Первое правило учета - что не учтено, то безвозвратно потеряно. Все начинается с внесения в базу получаемого товара. Каждая единица продукции, которая должна превратиться в прибыль, учитывается в соответствующих книгах. Записывается наименование товара, дата поступления, стоимость — это основная информация. Дополнительная информация (кто принимал товар, модификации, отметки о минимальном остатке и сроке годности) указывается по решению руководителя.

После того, как весь товар внесен в базу, начинается торговая деятельность. Приходит покупатель, оплачивает покупку и забирает товар. Согласно законодательству, каждая такая операция должна сопровождаться составлением подтверждающего документа. Какой это документ? Правильно! Кассовый чек. Он завершает операцию и является документальным подтверждением того, что продажа осуществилась.

В итоге, мы знаем когда и сколько товара купили у поставщиков и сколько реализовали сами. Эти данные позволяют понять, насколько предприятие прибыльно в данный момент.

Однако не все так просто. Для ведения полноценного учета не получится отделаться только приемом товара и продажей. В практической деятельности магазина возникает ситуация, когда покупатель возвращает товар, то есть нужно произвести операцию противоположную учету продажи - учет возврата. Также следует понимать, что наличие товара надо проверять, иначе говоря, проводить инвентаризацию. Это кропотливый процесс, когда записи книг сверяются с фактическим наличием товаров на складе и в магазине.

Помимо этого, в практике магазинов существует операция списания товаров. Это происходит тогда, когда товар не подлежит реализации в связи с порчей, окончанием срока годности или вообще утерей. Еще одной ситуацией, которая случается с магазинами, является ревизия. Та же инвентаризация, только под бдительным контролем проверяющих государственных органов. Ну и не стоит забывать, что необходимо отслеживать движение товара внутри магазина, то есть учет выдачи товара со склада или возврат товара на склад - перемещения товара.

Ведение учета при таком большом количестве операций и переменных превращается в проблему. Плюс наличие богатого ассортимента требует колоссальных временных затрат на ведение учета и поддержание актуальных данных.

Как выглядит автоматизированный учет

Но время не стоит на месте, и находятся все новые и новые решения для упрощения ведения учета. Пока век интернета не дал возможность автоматизировать все эти операции и не просто облегчить работу магазина, но и превратить ненавистный учет в инструмент диагностирования проблем магазина. Пожалуй, сложным этапом во всей цепочке будет только проведение закупки, когда полученный товар должен официально “прописаться” на складе. С учетом современных технологий штрих-кодов и сканеров, этот процесс существенно ускоряется. Торговые операции проводятся мгновенно. Товар тут же идентифицируется кассой, а после оплаты данные об операции отправляются в облако. Для руководителя отчет — это единственный способ понять, как дела в магазине. Своевременный и актуальный отчет способен спасти магазин от убытков и, как следствие, от банкротства. Стоит упомянуть, как автоматизация ускоряет инвентаризацию. Весь процесс сводится к сканированию каждой единицы товара, а система сама скажет все ли на месте. А если этот товар со сроком годности, то вы получите уведомление об истечении этого срока.

Автоматизация учета для современного магазина — это необходимость, которая позволит избежать рутины и сосредоточить усилия на действительно важном - на продажах.