Работа с документами в веб-версии CloudShop

Начать работу с документом можно несколькими способами. Либо с кнопки Создать документ — она находится над боковым меню.

Либо выбрав в разделе Товары и услуги те позиции, которые хотите продать (закупить, переместить, оприходовать, списать). Выбрали? Переходим в меню групповых операций (кнопка Действия N поз.), жмем на Создать документ.

Разница в этих способах в том, что кнопка в боковом меню создаёт пустой документ, а кнопка в действиях — документ содержащий выбранные товарные позиции.

Ещё есть «Пик-функция». О ней написана отдельная статья.

Продажа / Закупка / Возвраты

Это самые популярные типы документов, с которыми вы будете иметь дело.

Пройдёмся по интерфейсу сверху-вниз.

Верхняя строка в  документе — кнопки Сохранить , Сохранить и распечатать. Продажу можно распечатать как накладную и как товарный чек. Закупку — как накладную без цен и накладную с ценами закупки или розничными.

Дальше идёт блок настроек документа.

Переключатель документ проведён / отложен. По умолчанию бегунок стоит на документ проведен. Если хотите отложить продажу или закупку, переведите его. Проведённые документы влияют на остатки товара, отложенные — нет.

Документам продажи и закупки можно установить один из четырёх статусов заказа: новый, в работе, закрыт, отменен. Статусы выводятся в журнале документов и доступны для фильтрации списка документов.

Справа указана дата и время документа, которую вы можете здесь же изменить.

Дальше выводится тип документа и поле его номера. Если документ новый, то это поле пустое. Вы можете вписать сюда свой номер или оставить поле пустым. После сохранения, сервер пронумерует документ.

Следующий блок необходим для обозначения сторон, участвующих в движении товара. В большинстве случаев логика простая: слева откуда товар уходит, справа — куда приходит. Для продажи это магазин откуда товар отгружается и клиент, которому передаётся. Для закупки: Поставщик — Магазин.

Это обязательные параметры. Пустыми поля быть не могут и ваша задача либо выбрать данные из выпадающего списка, либо создать новый объект (например нового поставщика).

Обращаем внимание, что в выпадающем списке выводятся последние используемые объекты. Чтобы найти нужного поставщика достаточно начать вводить его название.

Вы всегда можете назначить объекты по умолчанию, чтобы они автоматически подставлялись в эти поля.

Далее необходимо наполнить документ товаром. Это можно сделать несколькими способами:

  1. Через боковой список товара
  2. Используя сканер штрих-кодов

Работа с боковым списком товара

Эта панель во многом дублирует экран товаров и услуг. Здесь можно искать нужный товар через поиск или используя фильтрацию и сразу добавить все найдённые товары в документ. Здесь же сразу можно создать новый товар.

Список товара содержит данные которые соответствуют типу и настройкам документа. Если это продажа — отображаются цены продажи. Если это закупка — цены закупки. Количество товара отображается по выбранному в документе магазину.

Товар который уже добавлен в документ выделен синим фоном.

Работа со сканером штрих-кодов

Важно! Для того, чтобы товар автоматически добавлялся в документ после каждого сканирования, необходимо убедиться, что поле поиска товара не активно (нет курсора).

При каждом успешном сканировании, товар добавляется в документ +1 единица. Если это весовой товар с PLU кодом и весом в штрих-коде, то автоматически добавится товар с нужным количеством.

Вернёмся в документ. Следующая строка — вкладки Товары и Счета и оплата.

Товары

Здесь выводится список товара в документе с возможностью поиска.

Рядом с полем поиска товара расположена кнопка скрытия / отображения панели товаров. Скрыв панель товаров вы увидите в документе столбцы артикула и штрих-кода.

Работа со списком товара

  1. Названия товаров — ссылки. Кликнув по которым откроется карточка товара, где вы сразу сможете внести изменения (например цену продажи) или подсмотреть данные по товару.
  2. Столбец Ед.изм. отображает базовую единицы измерения и позволяет выбрать упаковку.
  3. При заполнении таблицы работают горячие клавиши: когда вы ввели количество товара и нажали Enter курсор перейдёт вниз на поле ввода количества следующего товара. Нажали кнопку Tab курсор переводится вправо на следующее поле ввода.

Счета и оплата

Здесь можно выбрать счет, на который будут зачислены деньги, изменить сумму, отложить платеж. Если вы хотите разбить оплату на части, жмите кнопку Добавить оплату. Про то как можно использовать этот раздел, можно прочитать здесь.

 

Всё, осталось сохранить документ. При проведении продажи и возврата закупки в «Движении денег» создастся «Приход», при оформлении закупки и возврата продажи — «Расход»

Оприходование и перемещение

Перемещение никак не влияет на движение денег, но, само собой, отображается в «Движении товара». Открывайте документ, выбирайте с какого магазина и в какой вы переносите товары. Документ можно распечатать как накладную без цен или как накладную с ценами продажи.

Оприходование пригодится при создании нового товара. Основное отличие, при оприходовании не создается расходный ордер и в этом документе не нужно указывать поставщика. При этом на себестоимость оприходование влияет, поэтому не забудьте указать цену закупки. Забыли? Всегда можете вернуться в документ и отредактировать его.

Когда нужно применять закупку?

  • Если у вас несколько поставщиков и вы ведёте контроль задолженности.
  • Если вы приобретаете товар и используете используете отложенную оплату или оплату по частям.
  • Если цена закупки меняется и вам важно отслеживать последнюю цену.

Когда можно использовать оприходование?

  • Если у вас один поставщик или вы не ведёте базу поставщиков в CloudShop.
  • Если поставки оплачиваются сразу или вы не ведёте учёт затрат в CloudShop.

Списание, инвентаризация и корректировка

Эти документы похожи между собой, но каждый из них служит своей цели.

Корректировка. Такой операции нет в списке документов. Но если вы вручную исправите количество товара в его карточке, то создастся «Корректировка». Увидеть её можно в «Движении товара» и в карточке товара, в истории операций.

Списание. Если нужно не просто поправить погрешность, а провести полноценное списание товара, то вам в помощь этот документ. В документе укажите сколько единиц списываете и по какой причине. Распечатать и сохранить списание можно как накладную.

Инвентаризация. Это документ не исправления, а контроля. Как провести ревизию? Выберите магазин и внесите товары в документ (можно нажать «Добавить все товары», а можно задать только определенные группы через фильтр). Определитесь и впишите, по какой цене считать – по продажной, по себестоимости или по цене закупки. Затем вбейте в графу с фактическим остатком результат вашей ревизии.

Отложенную инвентаризацию можно и сохранить, и распечатать. Последнее удобно тем, кто привык вносить данные вручную: распечатываете (как бланк), пересчитываете, вписываете цифры в графу  «Остаток фактический». А позже открываете ту же инвентаризацию, вносите правки и сохраняете или распечатываете уже как опись. В документе посчитается и отобразится все, что нужно знать: излишки, недостача, сумма расхождений.

Отредактировать инвентаризацию нельзя! Удалить можно. Но это действие обнулит результаты вашей ревизии.

Более подробно про конкретные кейсы и способы проведения инвентаризации можно узнать в одноимённой статье.

 

Остались вопросы по документам? Пишите нам на support@cloudshop.ru или в чат поддержки.