Для стабильной работы магазина крайне важно налаженное взаимодействие с поставщиками товарного ассортимента. Своевременная доставка и приемка товарных партий позволяет сохранять непрерывность торговых операций и обеспечивать высокий уровень клиентского сервиса. Однако получить товар от поставщика может только доверенное лицо организации-получателя при наличии соответствующих полномочий, оформленных доверенностью на получение товарно-материальных ценностей (ТМЦ) по форме М-2. Четкое следование регламентированным правилам составления этого документа является залогом юридической силы доверенности и беспрепятственного осуществления передачи товара. Рассмотрим подробно процедуру корректного оформления доверенности М-2 для потребностей магазина от компании CloudShop.
Образец заполнения доверенности М2 на получение ТМЦ
Тут образец
Типовая межотраслевая форма М-2 состоит из двух разделов — отрывного корешка (талона) и основной таблицы для внесения детальных сведений. Заполнение производится в строгой последовательности.
Доверенность на получение товара: образец заполнения первой части
В отрывной корешок доверенности М-2 вносятся следующие обязательные реквизиты:
- Регистрационный номер доверенности согласно применяемой схеме документооборота;
- Календарная дата оформления доверенности и дата окончания ее действия, не превышающая 15 дней с момента выдачи;
- Фамилия, имя, отчество и должность сотрудника, на которого оформляется доверенность в качестве доверенного лица;
- Полное наименование организации-поставщика, у которой предстоит получать товарную партию;
- Реквизиты основного документа, являющегося основанием для передачи ТМЦ (договор поставки, дополнительные соглашения, контракт, спецификация и др.).
- После внесения всех вышеперечисленных сведений отрывной корешок подписывается доверенным лицом и остается у главного бухгалтера магазина.
Типовая межотраслевая форма М2: заполнение второй части
Тут картинка еще одна
Основная часть доверенности М-2 заполняется следующим образом:
- Вносятся все реквизиты компании-доверителя: полное официальное наименование, юридический адрес, банковские реквизиты (номер расчетного счета и данные обслуживающего банка);
- Указываются номер самой доверенности (переносится с корешка) и дата ее выдачи;
Прописывается срок, в течение которого доверенность остается действительной;
- Вносятся полные анкетные данные доверенного лица: ФИО, должность, а также паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан);
- Прописываются реквизиты контрагента — организации-поставщика товаров, включая наименование, организационно-правовую форму;
- Указываются реквизиты основного документа, являющегося основанием для передачи товарной партии (например, номер и дата договора поставки).
Затем заполняется таблица получаемых ТМЦ, где подробно перечисляются следующие сведения о каждой товарной позиции:
- Точное наименование ТМЦ (желательно использовать формулировки из документов поставщика);
- Количество ТМЦ согласно товаросопроводительным документам партии;
- Единица измерения (штуки, килограммы, метры и т.д.).
Подписание и заверение доверенности
Еще одна картинка
После заполнения всех разделов доверенность М-2 с двух сторон заверяется подписями трех уполномоченных лиц:
- Руководителя магазина(генерального директора);
- Главного бухгалтера организации;
- Доверенного лица — непосредственного получателя товара от поставщика.
Наличие всех вышеперечисленных реквизитов и подписей является обязательным условием для придания доверенности М-2 юридической силы. При невыполнении данного требования документ может быть признан ненадлежаще оформленным, что повлечет отказ в приемке товара у поставщика.
Доверенность на получение ТМЦ: онлайн-заполнение
Для упрощения рутинной процедуры оформления доверенностей М-2 рекомендуется использовать современные специализированные онлайн-сервисы, например, «МойСклад». Они позволяют автоматизировать ряд операций:
- Автоматическое заполнение типовых реквизитов организации;
- Присвоение регистрационного номера доверенности согласно учетной политике;
- Автоматическая подстановка данных контрагента-поставщика из базы;
- Формирование печатной формы доверенности одним кликом;
- Архивное хранение всех созданных доверенностей в системе.
Кроме того, в таких системах предусмотрена возможность загрузки электронных образцов печатей и подписей уполномоченных лиц для безбумажного заверения документов.
Оформление генеральной и годовой доверенности
В том случае, если магазин регулярно получает товары от одного крупного поставщика, может быть оформлена генеральная доверенность на получение ТМЦ по форме М-2а сроком действия до 1 года. Отличие данного документа от М-2 заключается в отсутствии отрывного корешка, а также наличии дополнительной графы для проставления отметок о получении каждой товарной партии по сопроводительным документам. Факт выдачи генеральной доверенности М-2а обязательно фиксируется в специальном журнале учета.
Для доверенного лица, ответственного за приемку товаров от всех контрагентов, может быть выдана одна годовая доверенность на получение ТМЦ, также оформляемая по форме М-2а.
Работа с индивидуальными предпринимателями
При взаимодействии магазина с контрагентами — индивидуальными предпринимателями при оформлении доверенности М-2 на получение товаров необходимо дополнительно указать следующие сведения:
- Для организации-доверителя: стандартные реквизиты юридического лица.
- Для ИП-поставщика в разделе «Сведения о лице, которому выдана доверенность»:
- Фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя;
- Паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан);
- Основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя (ОГРНИП).
- Для доверенного лица, получающего товар: ФИО, должность, паспортные данные.
Оформление обменной доверенности
В ситуации, когда товар по договору между организацией и поставщиком получает представитель третьей стороны, не являющийся сотрудником ни одной из компаний-участниц сделки, оформляется так называемая обменная доверенность. Она выдается работнику третьей организации взамен на доверенность, оформленную на сотрудника внутри компании.
Обменная доверенность составляется в произвольной форме с обязательным указанием следующих сведений:
- Реквизиты договора, для исполнения которого передаются ТМЦ;
- Данные компаний-контрагентов (организации и поставщика);
- Полные реквизиты доверенного лица третьей компании (ФИО, паспортные данные, должность);
- Подробная спецификация передаваемых ТМЦ (наименование, количество, ед.измерения);
- Срок действия обменной доверенности (должен быть идентичен сроку оригинальной доверенности).
Обменная доверенность должна быть надлежащим образом заверена подписями и печатями уполномоченных лиц со всех трех сторон сделки.
Доверенность на получение товарно-материальных ценностей по форме М-2 является обязательным юридическим документом, позволяющим магазину обеспечить бесперебойную приемку товаров от поставщиков. Строгое соблюдение всех требований и рекомендаций по составлению и оформлению доверенности гарантирует легитимность передачи ТМЦ и защиту финансовых интересов сторон сделки. Использование специализированных онлайн-сервисов существенно упрощает процедуру создания доверенностей и минимизирует риски ошибок в заполнении благодаря автоматизации рутинных операций. Грамотно выстроенная документальная процедура является залогом стабильного товарного обеспечения магазина.