Приходный кассовый ордер: правила заполнения и образцы в 2024 году

В процессе финансово-хозяйственной деятельности любой организации или индивидуального предпринимателя неизбежно возникают ситуации, связанные с приемом наличных денежных средств в кассу. Будь то поступление выручки от реализации товаров или услуг, возврат подотчетных сумм сотрудниками, внесение денег учредителями или иные операции — все они требуют надлежащего документального оформления. Именно для этих целей предназначен приходный кассовый ордер (ПКО) — обязательный первичный документ кассовой дисциплины, регламентированный нормативными актами РФ. В этой статье мы рассмотрим все нюансы заполнения приходного кассового ордера в 2024 году, разберем различные случаи его применения и приведем актуальные образцы оформления.

Приходный кассовый ордер: назначение и общие требования

Приходный кассовый ордер (ПКО) представляет собой унифицированную форму первичного учетного документа, обязательную к применению организациями всех форм собственности (кроме отдельных категорий, освобожденных от ведения кассовых операций). ПКО оформляется для отражения фактов поступления наличных денежных средств в кассу предприятия и служит основанием для соответствующих бухгалтерских проводок.

Основные функции приходного кассового ордера:

1. Документальное подтверждение законности происхождения наличных денег, поступивших в кассу организации. Это важно с точки зрения проверки соблюдения кассовой дисциплины контролирующими органами.
2. Фиксация даты, суммы, источника поступления наличности и иных обязательных реквизитов в соответствии с унифицированной формой.
3. Выступает в качестве первичного учетного документа для отражения операции по приему денег в бухгалтерском учете (проводки Дебет 50 «Касса» Кредит соответствующего счета).
4. Служит основанием для регистрации операции в кассовой книге организации.

Форма приходного кассового ордера КО-1 (ОКУД 0310001) утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 и является обязательной для применения всеми экономическими субъектами, за исключением случаев упрощенного порядка ведения кассовых операций для ИП.

Состав и порядок заполнения приходного кассового ордера

Бланк приходного кассового ордера состоит из двух частей: непосредственно ордера и отрывной квитанции, которая выдается на руки лицу, внесшему наличные деньги в кассу. Рассмотрим порядок заполнения каждой из этих частей.

Заполнение ордера:

Картинка

1. Вверху ПКО указываются полные реквизиты организации: наименование, организационно-правовая форма, код ОКПО, структурное подразделение (если есть).
2. Присваивается порядковый номер документа согласно применяемой на предприятии нумерации кассовых документов. Дата оформления должна строго соответствовать дате фактического поступления денег в кассу.
3. В графе «Дебет» проставляется номер счета 50 «Касса», в графе «Кредит» указывается корреспондирующий счет в зависимости от хозяйственной операции и источника поступления средств:
   • 51 «Расчетные счета» — поступление денег с расчетного счета;
   • 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;
   • 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — возврат неиспользованного подотчетного аванса;
   • 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — возмещение ущерба от работников;
   • 75 «Расчеты с учредителями» — внесение вкладов в уставный капитал;
   • 90 «Продажи» — поступление выручки от реализации товаров, работ, услуг.
4. Сумма поступивших денежных средств указывается цифрами в рублях и копейках (через запятую), а также прописью (рубли — прописью с заглавной буквы, копейки — цифрами).
5. Обязательно указывается полное ФИО или наименование лица/организации, от которого приняты деньги в кассу.
6. В строке «Основание» следует привести реквизиты документа, подтверждающего законность поступления наличных денег: номер и дату договора, на основании которого произведена оплата, номер и дату авансового отчета при возврате подотчетных сумм, и т.п.
7. Если операция облагается НДС, в соответствующей строке нужно выделить сумму налога. При отсутствии НДС делается запись «Без НДС».
8. При необходимости указываются реквизиты сопроводительных документов, приложенных к приходному кассовому ордеру (накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ и пр.).
9. В завершение ПКО подписывается главным бухгалтером организации или лицом, его замещающим.

Заполнение квитанции:

Квитанция к приходному кассовому ордеру заполняется по аналогии с основной частью, где проставляются:

• реквизиты организации,
• номер документа и дата,
• ФИО или наименование лица, от которого поступили деньги,
• основание для приема денег,
• принятая сумма прописью и цифрами.

Квитанция обязательно подписывается главным бухгалтером и кассиром, принявшим наличность. После этого квитанция отрывается от ордера и выдается на руки лицу, внесшему деньги в кассу.

Образцы заполнения ПКО по наиболее распространенным операциям

Рассмотрим наиболее типичные ситуации, при которых требуется оформление приходного кассового ордера в организации.

Поступление денег от покупателей, заказчиков

Картинка

При получении наличной оплаты от контрагентов за поставленные товары, выполненные работы или оказанные услуги, в приходном кассовом ордере необходимо указать следующие данные:

• Дебет 50 «Касса», Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;
• В поле «Принято от» — наименование контрагента-плательщика (организации или ИП);
• В строке «Основание» — реквизиты договора, на основании которого производится оплата (номер, дата);
• Обязательно выделение суммы НДС, если операция облагается этим налогом;
• В приложении следует указать реквизиты сопроводительных документов: счетов, накладных, актов и т.п.

Дополнительно при приеме наличности за реализованные товары, работы или услуги необходимо пробить кассовый чек на онлайн-кассе (если организация не освобождена от применения ККТ). Чек прикладывается к квитанции ПКО и выдается покупателю.

Возврат подотчетных сумм сотрудниками

При возврате работником организации неизрасходованного остатка ранее выданного ему подотчетного аванса в кассу, оформляется приходный кассовый ордер со следующими реквизитами:

• Дебет 50 «Касса», Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
• В поле «Принято от» указываются ФИО сотрудника, возвращающего подотчетную сумму;
• В строке «Основание» необходимо указать номер и дату авансового отчета, по которому произведен окончательный расчет;
• В приложении к ПКО указываются реквизиты авансового отчета работника с приложенными оправдательными документами.

Важно помнить, что возвращаемая сумма должна быть идентична неизрасходованному остатку согласно авансовому отчету подотчетного лица.

Внесение денег для выплаты заработной платы

Если в организации практикуется выплата зарплаты наличными из кассы, то перед осуществлением таких выплат потребуется пополнить кассовый остаток за счет поступлений с расчетного счета или от учредителей. В этом случае в приходном кассовом ордере указываются:

• Дебет 50 «Касса», Кредит 51 «Расчетные счета» (при поступлении с р/с) или 75 «Расчеты с учредителями» (при внесении учредителем);
• В поле «Принято от» — реквизиты банка или ФИО учредителя соответственно;
• Основанием является запись «Для выплаты зарплаты за …» с указанием периода.

Также возможна ситуация возврата в кассу ранее депонированной не полученной зарплаты. Здесь проводки будут Дебет 50, Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Внесение учредителями вкладов в уставный капитал

При поступлении в кассу организации наличных денежных средств от учредителей в счет вклада в уставный капитал, приходный кассовый ордер заполняется следующим образом:

• Дебет 50 «Касса», Кредит 75.1 «Расчеты по вкладам в уставный капитал»;
• В поле «Принято от» вносятся ФИО учредителя (физического лица) или реквизиты юридического лица-учредителя;
• В строке «Основание» делается запись «Внесение вклада в уставный капитал согласно …»;
• В приложении указываются реквизиты учредительных документов, протокола собрания учредителей и т.п.

Важно, чтобы сумма денежных средств, внесенных учредителями, точно соответствовала размеру вклада в уставный капитал, зафиксированному в учредительных документах.

Данные примеры наглядно демонстрируют порядок заполнения приходных кассовых ордеров в зависимости от конкретной хозяйственной ситуации. Основные принципы остаются неизменными: указание точных реквизитов организации и контрагента, корректных бухгалтерских проводок, достоверного основания поступления денег в кассу и четкое следование установленной форме документа.

Особенности оформления ПКО в электронном виде

Помимо традиционного бумажного носителя, приходные кассовые ордера могут оформляться в организациях и в электронном виде. Это становится все более актуальным в современных условиях цифровизации бизнес-процессов. Согласно Указанию ЦБ РФ № 3210-У, электронные ПКО необходимо подписывать усиленными квалифицированными электронными подписями как со стороны главного бухгалтера, так и кассира, принявшего наличные деньги.

Преимущества электронного документооборота:

• Экономия бумажных носителей и расходных материалов для принтеров;
• Ускорение процесса создания и передачи документов контрагентам;
• Повышенная сохранность документов и защита от потерь и повреждений;
• Возможность быстрого поиска нужных документов по реквизитам;
• Формирование электронного архива кассовых документов;
• Снижение рутинной нагрузки на бухгалтера и кассира.

Для обеспечения юридической значимости электронных ПКО следует использовать сертифицированные средства криптографической защиты информации и удостоверяющие центры, аккредитованные Минкомсвязи РФ. Это позволит подтвердить целостность документов и невозможность их подделки.

Некоторые современные бухгалтерские программы и онлайн-сервисы предлагают возможность формирования приходных кассовых ордеров в электронном виде с последующим нанесением электронных подписей. Также существуют специализированные облачные системы для ведения электронного документооборота, включая оформление всех необходимых кассовых документов.

При переходе на электронные ПКО в организации необходимо утвердить соответствующий регламент, определяющий порядок их оформления, подписания, хранения и передачи контрагентам.

Важно предусмотреть механизм своевременного направления квитанций к электронным приходным кассовым ордерам лицам, внесшим деньги в кассу. Согласно Указанию ЦБ РФ № 3210-У, их можно пересылать на адрес электронной почты контрагента.

Таким образом, переход на электронные приходные кассовые ордера способен существенно оптимизировать и упростить процесс документооборота по кассовым операциям при условии грамотной организации этого процесса.

Типичные ошибки при заполнении ПКО и рекомендации по их избежанию

Приходный кассовый ордер является строгим первичным документом, к оформлению которого предъявляются определенные требования. Наиболее распространенными ошибками, допускаемыми при заполнении ПКО, являются:

1. Несоответствие даты в ордере дате фактического поступления денег в кассу.
2. Неверное указание корреспондирующего счета кредита в зависимости от операции.
3. Ошибки в арифметических расчетах, несоответствие сумм цифрами и прописью.
4. Отсутствие обязательной информации: реквизитов организации, данных контрагента, основания поступления.
5. Внесение исправлений, помарок, использование корректирующей жидкости.
6. Отсутствие необходимых подписей бухгалтера и кассира.
7. Неправильное оформление кассового чека и квитанции к ПКО.

Для предотвращения подобных ошибок рекомендуется:

• Регулярно повышать квалификацию сотрудников, занимающихся оформлением кассовых документов;
• Установить четкий порядок формирования и визирования ПКО с закреплением зон ответственности;
• Использовать актуальные формы бланков и образцы их заполнения;
• При ручном заполнении ПКО внимательно проверять все реквизиты и арифметические расчеты;
• Применять программные продукты, позволяющие автоматизировать процессы создания и проверки кассовых документов.

Грамотное и безошибочное оформление приходных кассовых ордеров — залог прозрачного документооборота, соблюдения кассовой дисциплины и минимизации рисков наложения штрафных санкций при проверках контролирующими органами.

Приходный кассовый ордер играет важную роль в системе бухгалтерского учета и документооборота любой организации или ИП. Этот первичный документ не только подтверждает факт поступления наличных денежных средств в кассу предприятия, но и служит основанием для отражения данной операции на счетах бухучета.

В статье мы рассмотрели актуальные требования к заполнению ПКО в 2024 году, изучили процедуру оформления документа по различным видам приходных операций, ознакомились с образцами и примерами. Особое внимание было уделено вопросам перехода на электронные приходные кассовые ордера и связанным с этим преимуществам и особенностям.

Следование установленным правилам и учет распространенных ошибок при оформлении ПКО позволит обеспечить надлежащее соблюдение требований кассовой дисциплины, избежать негативных последствий от проверяющих органов и наладить прозрачный документооборот по кассовым операциям.

Своевременное и правильное составление приходных кассовых ордеров вместе с другими первичными документами по движению денежных средств создает основу для достоверного бухгалтерского и налогового учета, открывает возможности для оптимизации управленческих решений и бизнес-процессов. Именно поэтому к процедуре оформления ПКО следует относиться с должной ответственностью и внимательностью.