Складские операции требуют строгого учета при обнаружении недостачи, порчи или утери товара. Одним из документов, который фиксирует эти расхождения, является акт о списании товаров (форма ТОРГ-2). Документ обеспечивает корректное проведение записи в бухгалтерском учете и является основанием для отражения расходов при начислении налога на прибыль. В случае, если между сторонами возникли споры и расхождения по поводу поставки товара на склад, именно ТОРГ-2 является доказательством недостачи (при условии, если он был правильно и надлежащим образом оформлен).
Акт является единственным документом, на основании которого можно выполнить списание с баланса предприятия и отразить в бухгалтерском учете.
Для чего необходимо оформление акта ТОРГ-2?
ТОРГ-2 должен быть составлен при выявлении следующих расхождений:
- Складской учет: стороны обнаружили недостачу по факту поставки или хранения;
- Зафиксирована порча товара (вещь должна быть списана вследствие её непригодности);
- Совершена кража или хищение товара;
- Наступление природного фактора – затопление, пожар, нашествие грызунов и т. д.
Кто вправе заполнить акт?
На скриншоте указаны данные, при которых оформление документа проводится с назначением специальной комиссии. Состав комиссии назначает только руководитель компании:
- Председатель комиссии: может быть как директор, так и любое лицо, которому делегированы полномочия;
- Члены комиссии: как правило, назначаются лица, ведущие финансовую деятельность предприятия (бухгалтер, ответственное лицо по складу и т. д.).
Состав каждой комиссии назначается приказом руководителя компании (т. е. акт, составленный без назначения и утверждения комиссии, не может быть подписан полномочными сторонами). Только руководитель компании подтверждает данные, указанные в акте ТОРГ-2. Соответственно, документ также должен быть подписан всеми членами комиссии.
Должен ли поставщик знать результаты работы комиссии по акту ТОРГ-2?
Да, документ о расхождениях с этой целью и подписывается. В отличие от претензии, где выдвигается требование оплаты недостачи или ущерба, в этом акте фиксируется количественное и качественное расхождение. То есть, подписанный акт имеет силу, но без предъявления претензии и самого документа другой стороне теряется его смысл. Закон не указывает обязательное время на предоставление ответа или замечаний, но будем исходить из формулировки «в разумные сроки» и той даты, которая указана в ТОРГ-2.
Картинка
Если акт признан недействительным, признается ли порча или утеря товара?
Ошибки и нарушения в заполнении акта влекут его ничтожность для другой стороны. Если документ, на основании которого рассчитаны убытки, является недействительным, сторона, получившая ущерб, не может ссылаться на него. Это не ограничивает её в предъявлении других доказательств.
Как правильно заполнить акт ТОРГ-2?
Картинка
- В шапке документа указываем необходимые реквизиты;
- Перечисляем разборчиво членов комиссии;
- Детально указываем товар (особенно его стоимость согласно накладным): единица измерения, цена за единицу и т. д.;
- Указываем причину списания: порча вследствие затопления, пожара, кражи и т. д. В последнем случае потребуется документ, на основании которого установлен факт кражи (например, постановление о возбуждении уголовного дела).
Резюме: 4 причины, которые нужно знать про акт ТОРГ-2
- Документ строгой отчетности – необходимо правильно заполнить все данные;
- Недействительность документа нарушает целостность всех остальных операций – бухгалтерских записей, доказывания в суде ущерба и т. д.;
- Третья сторона должна быть ознакомлена с этим документом;
- Обязательны подписи всех членов комиссии.