Импорт товара из Excel в CloudShop

В CloudShop можно импортировать товар из таблиц Excel, каталогов и других документов.

Зайдите в раздел «Товары и услуги» и нажмите «Импорт товаров».

Скопируйте товары из вашей таблицы (Excel, Word, Google Docs, PDF и т.п.) или просто из таблицы с сайта поставщика, нажав Ctrl+C. Вернувшись в CloudShop, нажмите Ctrl-V. Загрузятся все товары.

Выберите названия столбцов из выпадающего списка. Вы можете загрузить следующие данные:

  • Наименование. Название товара или услуги — обязательный столбец.
  • Группа. Вы можете сразу загрузить товары и услуги в нужную группу или подгруппу. Для этого необходимо в ячейке указать полный путь с разделением «/». Если группа существует, товар будет создан в ней. Если группы нет, она будет создана.
  • Тип. Вы можете загрузить в CloudShop товары и услуги из Excel. Для обозначения типа могут быть использованы следующие значения:
    • Товар может быть задан словами: товар, тов, т, inventory, inv, i, 1 — без учёта регистра и знаков.
    • Услуга: услуга, усл, у, service, serv, ser, s, 0
  • Описание. Описание товара или услуги.
  • Штрих-код. Вы можете загрузить один или несколько штрих-кодов товару. Несколько штрих-кодов разделяются запятой или пробелом.
  • Артикул.
  • Категории. Если у позиции несколько категорий, используйте в качестве разделителя «,».
  • Единица измерения.
  • Цена продажи. Базовая цена продажи. Внимание! Во всех столбцах с ценами автоматически отбрасываются все символы, кроме цифровых. Разделителем целой и дробной части могут быть «,» и «.».
  • Скидка.
  • Цена закупки.
  • Страна.
  • НДС.
  • Минимальный остаток.
  • Весовой товар. Товар помечается весовым, если в ячейке есть хоть какое-то значение. Пустая ячейка или 0 — товар не весовой.
  • Товар по свободной цене. Товар помечается продающимся по свободной цене, если в ячейке есть хоть какое-то значение. Пустая ячейка или 0 — товар не может продаваться по свободной цене.
  • Поставщик. Важно! Если по названию поставщик не будет найден, будет создан новый. Наименование поставщика регистрозависимое. Т.е. «Поставщик» и «ПОСТАВЩИК» — это разные контрагенты.
  • Срок годности. Значение даты вводится в формате: ДД/ММ/ГГГГ или ДД.ММ.ГГГГ
  • Цены в каждом магазине. Если цена продажи в отдельном магазине отличается от базовой, их можно задать в отдельных столбцах.
  • Остатки в магазине. Для ввода начальных остатков необходимо их указать в столбцах «Кол-во в «Название магазина». После завершения импорта будут созданы документы оприходования на каждый магазин. Важно! Чтобы себестоимость в CloudShop была верной, нужно указывать цену закупки в документах оприходования. Таким образом, если при импорте вы указываете остатки, убедитесь, что столбец «Цена закупки» задан и сопоставлен.

При необходимости, вы можете отредактировать значения в ячейках, выполнив двойной клик по ячейкам.

Если необходимо удалить строку, например если скопировалась шапка таблицы, необходимо нажать соответствующую иконку корзины.

Обновление данных о товаре

В CloudShop возможны три сценария работы с импортом товара из Excel.

  1. Создать и обновить. Режим подходящий для большинства случаев. Если система не найдёт импортируемый товар в вашей товарной базе, он будет создан. Если товар найден, он будет обновлён.
  2. Только создать. Обрабатываются только новые товары. Существующие в базе игнорируются. Если вы получили прайс-лист или накладную от поставщика и вам нужно добавить из него только новые товарные позиции, выбирайте этот сценарий.
  3. Только обновить. Сценарий когда из всего прайс-листа, вам нужно обновить данные только по товарам из вашей базы. В этом случае будут обрабатываться только существующие товары. Новые создаваться не будут.

Для того, чтобы при импорте отделялись новые товары, которые нужно создать, от товаров, которые нужно обновить используется шесть способов сопоставления.

  • Автоматический. Если в базе найдётся хоть один товар у которого совпал хоть один из параметров сопоставления он будет обновлён. Если таких товаров окажется несколько, то обновится один из них.
  • По ID. Вы можете выгрузить товары из CloudShop. Выбрав «Скачать в Excel ⇒ Все столбцы». Полученный файл будет содержать столбец «ID товара». Данный способ более точный, т.к. сопоставление происходит по уникальному коду.
  • По коду товара. Пятизначный цифровой код товара в CloudShop.
  • По наименованию. Внимание! Сопоставляется точное наименование товаров. Символы, пробелы и регистр букв влияет на сопоставление. Т.о. «Сырок» и «сырок» — это разные сырки.
  • По артикулу.
  • По штрих-коду. Если у товара несколько штрих-кодов, сопоставление происходит по любому из них.
По умолчанию работает автоматический поиск. Если из данных в таблице совпало хоть одно значение: ID, код товара, наименование, артикул или штрих-код — такой товар считается существующим.
Важно! После нажатия кнопки Импортировать начинается процесс поиска и сопоставления товаров. Продолжительность этого процесса напрямую зависит от количества импортируемого товара и товаров в базе. В некоторых случаях браузер может автоматически выдавать дежурные сообщения, о необходимости обновить или закрыть страницу, т.к. считает, что страница зависла. Рекомендуем дождаться завершения процесса.
Для ускорения процесса также рекомендуем выбирать не автоматическое сопоставление, а сопоставление по конкретному полю.
Хак! Если по каким-то причинам, вам не нужно обновлять существующие позиции, а нужно создать их дубли, вы можете выбрать способ сопоставления по ID и указать для него пустой столбец.

Обработка пустых ячеек

Если у вас в импортируемой таблице есть пустые ячейки, по умолчанию импорт их проигнорирует. Если вам нужно стереть какие-то данные у товара в базе, включите режим Стирать данные, если ячейка пустая.


Несколько важных замечаний по работе импорта при обновлении данных о товарах и услугах:
  1. Наименование — обязательное столбец. Наименование можно только изменить. Стереть его нельзя.
  2. При обновлении данных о товаре, переписываются все значения сопоставленных столбцов. Если у товара было несколько штрих-кодов, а в импорте ячейка содержит только один штрих-код, то в результате импорта у товара будет только один штрих-код. Данные не дополняются.
  3. Такие данные как Код товара, ID товара и Тип товара при обновлении данных игнорируются и не переписываются.
  4. При каждом импорте остатков существующего товара, будут создаваться документы оприходования. В результате остатки будут суммироваться с текущими.
  5. Группы не редактируются. Т.е. если импортировали товар в «Альфа», то сделав новый импорт в «Бетта» у вас в базе будет две группы: «Альфа» и «Бетта». После второго импорта товар будет просто перемещён в группу «Бетта».
  6. Отменить изменения, внесённые через импорт из Excel нельзя.
Таким образом, вы можете быстро редактировать и дополнять данные о товарах и услугах, менять цены и скидки, а также оприходовать товар.

Проверить добавленные товары можно в Справочнике в разделе Товары и услуги. Если, по каким-либо причинам, данные не отобразились, выполните обновление страницы.