Учет товаров в оптовой торговле имеет особое значение для руководителя и бухгалтера. Поскольку именно они должны внимательно подходить к оформлению всех необходимых документов. Торговый учет нужен для того, чтобы иметь представление о показателях предприятия и избегать штрафов при проведении проверок.
Основные задачи организации учета
При торговле крупными партиями сложно проверить физическое наличие товара. Если учет товаров в розничной торговле можно быстро перепроверить, то оптовая торговля требует внимания именно к учетной документации, которая является основным видом контроля за поставками и реализацией со склада.
Учет товаров в организациях оптовой торговли предусматривает ведение соответствующей документации по каждой отдельной партии товара. Обычно организации, занимающиеся оптовой торговлей, работают одновременно со многими поставщиками и имеют дело с большими суммами денежных средств. Бухгалтерский учет товаров в оптовой торговле ведется и при принятии товара, и при его реализации для каждой отдельной партии. Учет поступления товаров в оптовой торговле усложняется тем, что необходимо для каждой партии указать не только ее номер и дату отгрузки, но и — откуда был доставлен товар (из какого государства, региона), а также каким видом транспорта.
Если организация является промежуточным звеном, то нужно иметь пакет документов на каждую партию полученного товара. Соответствующие сопроводительные документы для конечной реализации предоставляет поставщик. Важно учесть, что если товар был доставлен из другой страны, то на некоторые группы продукции необходимо получить соответствующие сертификаты государственного образца. Для отдельных партий товаров учтите также затраты на растаможивание. Возможно эти расходы будут вложены в стоимость товара.
Одна из основных задач учета товаров в оптовой торговле – анализ результатов деятельности предприятия, его реальной прибыли. Учет товаров в оптовой торговле важно вести надлежащим образом не только по той причине, что того требуют законодательные нормы. А чтобы иметь представление о реальной ситуации и получить ответы на вопросы:
- прибыльно ли предприятие;
- какова рентабельность деятельности;
- какова прогнозируемая прибыль;
- какие необходимы объемы закупок.
Особенности учета
Оптовая торговля предполагает наличие паспортов всех реализуемых товаров, а также накладных. В документации необходимо указывать маршрут движения продукции и ответственность сторон-участников сделки на разных этапах.
Во время совершения первой сделки требуется предоставить сертификат качества товаров, подтвердить одобрение к использованию.
Особенности учета реализации товаров в оптовой торговле предполагают наличие специальных ведомостей. Для этого используются товарные ведомости о продаже товара конечному покупателю. Эти ведомости позволяют оценить реальное количество реализованной продукции. Они печатаются сразу в нескольких экземплярах. Это требуется для того, чтобы в дальнейшем использовать их не только в качестве официальных документов отчетности, но и для внутреннего анализа деятельности.
При больших объемах реализуемой продукции необходимо использовать дополнительное программное обеспечение, чтобы исключить возникновение ошибок в процессе подсчетов. Благодаря правильному учету можно получить достоверные данные о деятельности компании (какие именно объемы реализации были за прошедший период, какая прибыль была получена), а также спрогнозировать дальнейшие закупки с учетом изменений спроса, определить необходимые объемы денежных средств, которые необходимо будет оставить для закупок.
Для того, чтобы данные были максимально достоверны, необходимо осуществлять контрольные подсчеты раз в месяц, затем — подсчеты за квартал и за год. Учетная документация должна вестись не только по отдельным партиям товаров, но также и по их группам, конкретным наименованиям и по компании в целом.
Часто крупные предприятия имеют отдельный отдел, специализирующийся на учете и отчетностях. Но для предприятия с незначительными объемами продаж вполне достаточно и одного специалиста, ведущего подобную документацию. Иногда и крупное предприятие легко справляется с учетом продаж.
Необходимая документация
Бухгалтерский учет товаров в оптовой торговле требует наличия следующих документов:
- Сводные ведомости. Содержат всю информацию о партиях товара, которые были отгружены со склада. Формируется информация на основании накладных и сопроводительных документов.
- Накладные. Заполняются в двух экземплярах. 1 отдают покупателю, а второй в обязательном порядке остается у продавца. В дальнейшем учет товаров в оптовой торговле осуществляется именно на основании накладных. Также формируется и график динамики продаж.
- Паспорт качества, сертификат. Являются основными доказательствами при возникновении каких-либо споров. Именно в этих документах указывается гарантия качества товара, а также возможный механизм обмена, возврата.
В идеале учет товаров в организациях оптовой торговли надо автоматизировать! Вручную справиться с поставленными задачами сложно. Оформление документации надлежащим образом требует времени. Из-за значительных объемов продаж могут возникать значительные финансовые потери. Также важно осуществлять регулярный промежуточный контроль остатков на складе предприятия, чтобы убедиться в правильности ведения учетной документации.
Компьютерная оптимизация
Чтобы избежать распространенных ошибок при ведении учетной документации рекомендуется все это осуществлять в специальной торговой программе для оптовой торговли.
Сервис CloudShop несложно освоить, в нем можно работать с компьютера, а можно скачать приложение. Оно позволяет максимально оптимизировать ведение учетных данных, а также обезопасить себя от различных мелких ошибок, которые в дальнейшем могут привести к возникновению убытков.
Данная программа учета товара в оптовой торговле имеет различные возможности:
- установка приложения на смартфон или планшет;
- возможность ведения скрытых форм отчетности для руководства (с целью скрыть закупочную стоимость от лица, отвечающего за реализацию товаров);
- просмотр остатков товара на складе. Даже если одновременно имеется несколько складов приложение помогает вести сквозной учет – при отгрузке с одного склада изменение остатков будет отображаться одновременно во всех точках продажи;
- помощь в подготовке данных для основных отчетных документов, их оформление для сдачи в контролирующие органы;
- складской учет позволяет также отображать объемы зарезервированной продукции, а также предполагаемые даты и объемы поставок;
- анализ полученных сведений. Приложение самостоятельно формирует сводки по поводу выручки, объемов продаж, количеству отгрузок.
- С помощью программы можно создавать ценники онлайн
