Как технологии меняют учет в магазине

Технологии проникают в нашу жизнь повсеместно. Они помогают нам работать, развиваться и общаться. Что же касается бизнеса, а точнее розничной торговли, то тут тоже не обошлось без внедрения технологий. Кто-то относится к этому скептически, считая, что по старинке проще. Кто-то уверен, что это незаменимый элемент любого магазина. Чтобы раз и навсегда разрешить этот спор, мы провели сравнительный анализ того, как технологии влияют на один из самых сложных процессов в розничном магазине, а именно – учет. В этой статье мы рассмотрим плюсы и минусы каждого способа и решим, какой, все-таки, лучше.

Ручной учет

Как правило, для ручного учета заводится либо специальная тетрадка, книга для учета, либо создается Excel-файл. Если магазин не слишком большой, то используют простой блокнот, но, когда речь идет о сотнях наименований, то тут уже даже самые ярые поклонники старого доброго учета вручную заводят Excel. Итак, в чем же плюсы такого метода:

• Это привычно. Пожалуй, такой способ учета передается из поколение в поколение. 
• Это бесплатно. Тетради стоят не так дорого, а пакет Microsoft Office с Excel можно скачать и установить бесплатно.

На этом плюсы ручного метода заканчиваются. Перейдем к минусам.

• Нужны бухгалтера. Для того, чтобы вести полноценный учет, обязательно понадобится помощь бухгалтера. А если ваш магазин достаточно большой, то нужен целый штат. Это подразумевает под собой расходы на заработную плату, отчисления в пенсионный фонд и так далее.
• Есть вероятность ошибки. Даже если вы или ваши сотрудники мастерски владеете искусством учета, все равно остается вероятность того, что где-то будет допущена ошибка.
• Это долго. Любой вид учета (складской, финансовый, продаж, клиентов) требует времени. А это значительно снижает эффективность персонала, так как он постоянно загружен.
• Можно потерять данные. Нередко книги, в которых ведется учет, теряются, а Excel-файлы удаляются. Все это приводит к тому, что теряются очень важные данные.
• Это неудобно. К примеру, чтобы принять товар, нужно записывать каждую позицию отдельно вручную. То же самое касается таких процессов как инвентаризация и продажа.

Автоматизация учета

Существует огромное количество программ для автоматизации. Каждая из них подходит под определенные требования магазинов и предприятий. Рассмотрим плюсы и минусы таких программ на примере популярной, удобной и многофункциональной программы CloudShop.

Итак, плюсы автоматизации:

• Значительная экономия времени. Благодаря программе все рутинные, монотонные и трудоемкие дела выполняются быстро и легко. К примеру, составление отчетов займет всего несколько секунд, вместо часов. Это относится и к таким процессам как инвентаризация, списание и перемещение товара.
• Увеличится скорость обслуживания покупателей. CloudShop включает в себя онлайн-кассу. С её помощью процесс обслуживания клиентов значительно ускорится. Сразу после продажи все данные попадают в программу учета и одновременно отправляются в ОФД. 
• Все данные под рукой. Программа с легкостью синхронизируется с любыми устройствами, а это значит, что можно просматривать всю необходимую информацию с любого устройства и в любом месте.
• Возможность подключения сканера штрих-кода. Это значительно упрощает всю работу. К примеру, при приеме товара достаточно отсканировать штрих-код и вся информация попадает напрямую в программу учета. В базе CloudShop уже имеет 13000 наименований товара.
• Подключение дисконтных карт покупателей. Плюс к этому ведение базы данных клиентов, которая в дальнейшем может использоваться для продвижения и рекламы.
• Аналитика. CloudShop предоставляет 10 видов различных отчетов, которые можно получить в любое время. Это позволяет всегда в курсе того, как обстоят дела в магазине.
• Сокращение расходов. Не нужно тратить деньги на содержание штата специалистов. К тому же, имея подробную аналитику, можно легко отслеживать расходы и по возможности сокращать их.

Минусы:

• Для доступа ко всем возможным функциям CloudShop придется заплатить. Но эта сумма быстро окупается за счет сэкономленного времени и ресурсов. К тому же, у CloudShop есть и бесплатный базовый тариф - он длится 14 дней.
• Необходимо научиться пользоваться программой и обучить этому сотрудников. Несмотря на то, что программа CloudShop проста в освоении, потребуется некоторое время, чтобы разобраться, как ей пользоваться.

Как видите, плюсов от автоматизированного учета гораздо больше, чем от ручного. Так что смело отказывайтесь от книг учета. Несмотря на свои минусы она проста, удобна и значительно упрощает все процессы в магазине. Кроме того, с её помощью можно увеличить доходы, а также привлечь клиентов за счет быстрого и качественного обслуживания и программы лояльности. Поэтому, мы настоятельно рекомендуем присмотреться к таким программам, как CloudShop.