Владельцу магазина необязательно проводить несколько часов в отчётах, чтобы понимать, как идут дела. В большинстве случаев достаточно 10–15 минут в день и нескольких ключевых показателей.
Главная ошибка — смотреть только на выручку. Магазин может продать сегодня больше, чем вчера, но одновременно получить меньше прибыли, провести необычно много возвратов, дать слишком большие скидки или остаться без ходового товара.
Поэтому ежедневный контроль должен отвечать не на один вопрос «Сколько мы сегодня продали?», а сразу на несколько:
- сколько было продаж;
- какую выручку получил магазин;
- сколько магазин заработал на этих продажах;
- изменился ли средний чек;
- не выросло ли количество возвратов и скидок;
- какие товары продаются лучше всего;
- достаточно ли ходовых товаров в наличии;
- как работают сотрудники;
- совпадает ли движение денег с продажами.
- Разберём каждый показатель подробнее и посмотрим, как организовать такой контроль в CloudShop.
Зачем вообще смотреть отчёты каждый день
Отчёты нужны не для того, чтобы ежедневно принимать серьёзные стратегические решения.
Продажи одного дня могут зависеть от погоды, дня недели, праздника, рекламной акции или случайной крупной покупки. Поэтому делать вывод о бизнесе только по результатам вчерашнего дня неправильно.
Задача ежедневного контроля другая — быстро заметить отклонение.
Не сравнивайте сегодняшний вторник со вчерашним понедельником
Одна из самых распространённых ошибок — сравнивать каждый день с предыдущим.
Допустим, в субботу магазин получил 150 000 рублей выручки, а в понедельник — только 80 000 рублей. На первый взгляд продажи упали почти в два раза.
Но если для магазина выходные традиционно самые активные, никакой проблемы нет.
Полезнее сравнивать:
- сегодня с таким же днём прошлой недели;
- эту неделю с предыдущей;
- текущий результат со средним значением за несколько аналогичных периодов.
В CloudShop общий отчёт позволяет смотреть показатели по дням, неделям и месяцам, выбирать нужный период и фильтровать данные по магазинам. В нём доступны количество продаж, выручка, средняя цена продажи, себестоимость продаж, валовая прибыль, рентабельность и маржинальность.
Поэтому ежедневный отчёт лучше воспринимать как сигнал, а тенденцию оценивать уже на более длинном промежутке.
1. Выручка
Это первый показатель, который обычно смотрит владелец.
Выручка показывает, на какую сумму магазин продал товары за выбранный период.
Например:
- вчера — 95 000 ₽;
- сегодня — 112 000 ₽.
Продажи в денежном выражении выросли примерно на 18%. Но сама по себе эта цифра ещё мало что говорит.
Выручка может увеличиться потому, что:
- пришло больше покупателей;
- вырос средний чек;
- продали несколько дорогих товаров;
- повысились цены;
- прошла акция;
- один постоянный клиент сделал крупную покупку.
Поэтому сразу после выручки нужно посмотреть ещё как минимум два показателя: количество продаж и средний чек.
Как смотреть выручку в CloudShop
На главном экране CloudShop отображается график выручки по дням. Там же показываются основные показатели бизнеса за текущий день. Выручка на графике учитывается за вычетом возвратов.
Для более подробного анализа можно использовать Общий отчёт, где выручку можно посмотреть за выбранный период и отдельно по магазинам.
На что обратить внимание
Не столько на сам размер выручки, сколько на необычное отклонение.
Например, если в обычный четверг магазин продаёт примерно на 100–120 тысяч рублей, а сегодня получил 65 тысяч, стоит проверить причину.
Возможно:
- было меньше покупателей;
- часть дня не работала касса;
- отсутствовал популярный товар;
- один из сотрудников не вышел на смену;
- изменилась конверсия;
- закончилась акция.
Отчёт показывает симптом. Задача владельца — найти его причину.
2. Количество продаж
Следующий показатель — сколько покупок совершили клиенты.
Предположим:
| Показатель | Вчера | Сегодня |
|---|---|---|
| Выручка | 100 000 ₽ | 102 000 ₽ |
| Продаж | 80 | 62 |
По выручке кажется, что ничего не изменилось. Но количество покупок снизилось более чем на 20%. Выручку удалось сохранить только благодаря более крупным чекам. Это уже важная информация. Если снижение количества покупателей продолжится, выручка тоже может начать падать.
Что может означать изменение числа продаж
Рост:
- увеличился поток покупателей;
- сработала реклама;
- началась сезонная активность;
- удачно проведена акция.
Снижение:
- уменьшилась посещаемость;
- нет востребованных товаров;
- изменился режим работы;
- появились проблемы с обслуживанием;
- есть технические проблемы на кассе.
Количество продаж доступно в общем отчёте CloudShop и входит в набор показателей ежедневного e-mail отчёта владельцу.
3. Средний чек
Средний чек отвечает на простой вопрос: сколько в среднем оставляет один покупатель.
Если за день магазин получил 120 000 рублей выручки при 100 покупках, средний чек составляет 1 200 рублей. Этот показатель особенно полезно смотреть вместе с количеством продаж.
Рассмотрим два сценария.
Сценарий 1
Количество покупателей не изменилось, а выручка выросла. Возможно, увеличился средний чек: люди стали покупать больше товаров или выбирать более дорогие позиции.
Сценарий 2
Выручка выросла, но покупателей стало меньше. Вероятно, рост обеспечили несколько крупных покупок. В таком случае результат может оказаться нестабильным.
Средний чек также помогает оценивать работу продавцов.
Например, один сотрудник регулярно продаёт на 1 800 ₽ за чек, а другой при похожем потоке покупателей — на 1 250 ₽. Это повод разобраться:
- предлагает ли первый сопутствующие товары;
- отличается ли ассортимент во время их смен;
- работают ли сотрудники с разными группами покупателей.
В CloudShop отчёт по сотрудникам позволяет анализировать в том числе средний чек и среднее количество позиций в чеке.
4. Валовая прибыль
Выручка показывает оборот магазина. Но владельцу важно понимать не только сколько товаров продано, но и сколько магазин заработал на этих продажах до учёта остальных расходов бизнеса.
В CloudShop прибыль определяется как: выручка − себестоимость проданных товаров.
Этот показатель особенно важен, потому что высокая выручка не гарантирует высокую прибыль. Представим два дня.
| Показатель | День 1 | День 2 |
| Выручка | 100 000 ₽ | 120 000 ₽ |
| Себестоимость продаж | 60 000 ₽ | 90 000 ₽ |
| Валовая прибыль | 40 000 ₽ | 30 000 ₽ |
Во второй день магазин продал на 20% больше, но заработал на товаре меньше.
Такое может произойти, если:
- выросла доля низкомаржинальных товаров;
- предоставлялись большие скидки;
- продавались товары с небольшой наценкой;
- изменилась структура продаж.
CloudShop показывает себестоимость продаж и валовую прибыль в общем отчёте, а также позволяет анализировать эти показатели по отдельным товарам и категориям.
5. Маржинальность
Если ассортимент магазина сильно различается по наценке, полезно следить ещё и за маржинальностью.
Например:
- товар А хорошо продаётся, но приносит мало прибыли с каждой продажи;
- товар Б продаётся реже, но имеет гораздо более высокую маржу.
Если постепенно растёт доля низкомаржинальных товаров, выручка магазина может увеличиваться, а прибыль — практически не меняться.
В CloudShop в общем и детальном отчётах можно анализировать маржинальность и рентабельность вместе с выручкой, себестоимостью и валовой прибылью. Необязательно глубоко анализировать эти показатели каждое утро. Но если прибыль неожиданно изменилась при стабильной выручке, посмотреть структуру продаж и маржинальность стоит обязательно.
6. Возвраты
Несколько возвратов — обычная часть розничной торговли. Но резкое изменение их количества или суммы может быть важным сигналом.
Например: обычно магазин оформляет 1–2 возврата в день, а вчера было 9. Стоит выяснить причину.
Возможно:
- появилась проблемная партия товара;
- сотрудники ошибаются при продаже;
- покупателям неверно объясняют характеристики продукции;
- появились ошибки с размером или комплектацией;
- один сотрудник проводит необычно много возвратов.
Возвраты особенно полезно анализировать не только в целом по магазину, но и по сотрудникам.
Отчёт по работникам CloudShop позволяет посмотреть количество и сумму возвратов по каждому сотруднику. При этом один необычный день ещё не является основанием для вывода о работе продавца. Лучше проверить конкретные операции и посмотреть динамику.
7. Продажи по сотрудникам
Если в магазине работает несколько продавцов, полезно ежедневно видеть результаты каждой смены.
Основные показатели:
- количество продаж;
- сумма продаж;
- средний чек;
- количество товаров в чеке;
- возвраты;
- скидки.
В CloudShop есть отдельный отчёт по работникам, где эти показатели можно сравнивать между сотрудниками.
Кроме того, в кассовом приложении продажу можно привязать к конкретному продавцу. Это позволяет учитывать продажи и возвраты по сотрудникам и использовать данные для расчёта KPI и бонусов.
Как правильно интерпретировать показатели
Не стоит просто составлять рейтинг:
Иван — 80 000 ₽, Анна — 55 000 ₽, значит Иван работает лучше.
Возможно, Иван работал вечером в субботу, когда покупателей было много, а Анна — утром в понедельник.
Корректнее сравнивать сотрудников:
- на сопоставимых сменах;
- за достаточно длинный период;
- сразу по нескольким показателям.
Ежедневный отчёт нужен прежде всего для выявления необычных ситуаций. Например, средний чек сотрудника обычно составляет около 1 500 ₽, а сегодня упал до 800 ₽. Это повод посмотреть подробнее, что происходило во время смены.
9. Какие товары продавались лучше всего
Владельцу полезно знать не только общий результат магазина, но и за счёт чего он получен.
Например, выручка выросла на 20%. Почему?
Возможно:
- хорошо продаётся новая категория;
- резко вырос спрос на сезонный товар;
- один дорогой товар дал значительную часть дневной выручки;
- акция привела покупателей к определённым позициям.
В CloudShop детальный отчёт позволяет анализировать товары, категории и комплекты по количеству продаж, выручке, средней цене продажи, себестоимости, валовой прибыли, рентабельности и маржинальности.
Это позволяет посмотреть на товар сразу с двух сторон. Популярность: сколько его покупают. Экономическая эффективность: сколько выручки и прибыли он приносит.
Иногда самые продаваемые товары и самые прибыльные товары — совсем не одно и то же.
10. Остатки ходовых товаров
Продажи сегодня могут быть отличными, но если вечером закончились пять самых востребованных товаров, завтра магазин рискует потерять часть выручки. Поэтому ежедневный контроль должен включать остатки.
Особенно важно смотреть:
- товары с минимальным остатком;
- популярные позиции;
- товары с нулевым остатком;
- отрицательные остатки;
- дорогие товары;
- сезонный ассортимент.
CloudShop показывает остатки товаров по магазинам и общий остаток, а также позволяет задавать минимальный остаток для контроля дефицита. На странице возможностей сервиса также указаны контроль остатков и предупреждение о критически малом количестве товара.
Почему отрицательный остаток особенно важен
Фактически на складе не может лежать −3 упаковки товара. Отрицательный остаток обычно означает, что в учёте что-то произошло неправильно:
- продажу провели до поступления;
- поступление забыли оформить;
- сотрудник выбрал не ту карточку;
- товар создан в каталоге несколько раз;
- неверно внесены начальные остатки.
Такую ситуацию лучше разбирать сразу, пока легко восстановить события дня.
11. Движение денег
Продажи и деньги — связанные, но не одинаковые показатели. Например, продажа могла быть проведена в долг, а оплата поступить позднее. Поэтому владельцу полезно отдельно контролировать денежные поступления.
В CloudShop отчёт по счетам позволяет видеть движение средств по кассам, банкам и другим источникам, а также разделение поступлений на наличные и безналичные.
Что смотреть ежедневно
Обратите внимание:
- сколько денег поступило;
- сколько прошло наличными;
- сколько — безналично;
- были ли расходы;
- нет ли необычного изменения структуры оплат.
Например, обычно 70% продаж оплачивается картой, а сегодня безналичных оплат почти нет. Это может быть нормально. Но также может означать проблему с терминалом или передачей данных. Смысл ежедневной проверки — заметить такую ситуацию, пока ещё легко понять, что произошло.
12. Списания и необычные движения товара
Списание одной повреждённой упаковки молока не требует внимания владельца. Но если за день списали продукцию на существенную сумму — это уже стоит проверить.
Причинами могут быть:
- порча;
- истечение срока годности;
- повреждение;
- недостача;
- ошибки сотрудников;
- неправильное хранение.
Также полезно обращать внимание на необычные:
- возвраты;
- перемещения;
- корректировки;
- удаления документов.
В CloudShop история товарных операций хранится в журнале движения товара. Там можно фильтровать документы по магазину, сотруднику, контрагенту, дате, типу и статусу. Нет необходимости ежедневно просматривать весь журнал. Его лучше использовать, когда какой-то показатель в основном отчёте вызывает вопрос.
А что не обязательно анализировать каждый день
Попытка ежедневно контролировать десятки показателей быстро превращает отчётность в рутину. Некоторые вещи эффективнее анализировать раз в неделю или месяц.
Например:
еженедельно:
- продажи по категориям;
- прибыльность товаров;
- товары без продаж;
- списания;
- результаты сотрудников;
- остатки и будущие закупки.
ежемесячно:
- динамику выручки и прибыли;
- рентабельность;
- оборачиваемость запасов;
- структуру ассортимента;
- результаты магазинов;
- эффективность сотрудников;
- расходы и финансовый результат.
А каждый день владельцу нужен прежде всего короткий контроль состояния бизнеса.
Как организовать ежедневный контроль в CloudShop
В CloudShop необязательно каждый раз открывать все отчёты по отдельности. Можно использовать три уровня контроля.
Уровень 1. Главный экран
Это быстрый взгляд на состояние магазина. На главном экране отображаются график выручки, показатели текущего дня, оценка склада и информация о движении денег.
Если всё выглядит привычно, можно не углубляться. Если появляется необычное значение — переходить к соответствующему отчёту.
Уровень 2. Отчёты
В CloudShop предусмотрены общий и детальные отчёты, финансовая аналитика, отчёт по движению, контрагентам и сотрудникам.
Например:
- упала выручка → открыть общий отчёт;
- изменилась прибыль → посмотреть товары и категории;
- много возвратов → посмотреть сотрудников;
- возник вопрос по остатку → открыть отчёт по движению;
- не сходятся денежные показатели → проверить отчёт по счетам.
Так отчётность превращается не в бесконечный просмотр таблиц, а в инструмент поиска причины.
Уровень 3. Ежедневный e-mail отчёт
Для владельца, который не хочет каждое утро самостоятельно открывать систему, в CloudShop есть ежедневный e-mail отчёт за предыдущий день.
Он включает данные о количестве и сумме продаж, наличных и безналичных оплатах, состоянии склада, товарах с истёкшим сроком годности, лидерах продаж и сотрудниках. Также в отчёте показываются товары, которые не продавались последние три месяца.
По данным актуальной базы знаний CloudShop, ежедневный e-mail отчёт доступен владельцам на тарифах «Драйв» и «Максимум» и настраивается в параметрах компании. Такой отчёт удобно использовать как утреннюю сводку: сначала посмотреть основные показатели, а затем открыть CloudShop только в тех случаях, когда какая-либо цифра требует детализации.
CloudShop помогает организовать именно такую работу: основные показатели можно быстро посмотреть на главном экране, более подробные данные — изучить в отчётах, а ежедневную сводку — получать по электронной почте.
В результате отчётность перестаёт быть набором таблиц и становится инструментом управления: владелец быстрее замечает проблемы, понимает причины изменений и принимает решения на основании реальных данных.
